Существует два вида отчётов:
Финансовый отчёт — в нем отражаются все грантовые средства, потраченные на реализацию проекта.
В информационно-аналитическом отчёте поэтапно расписывается проект, прикладываются фотоотчеты, количественные и качественные показатели, результаты работы в социальных сетях, рассказываем, добились ли установленного плана.
Важные нюансы
Каждый руководитель проекта знает все строгие формальности, требуемые для сдачи отчётов – но есть и подводные камни, о которых знает далеко не каждый. Опытные грантополучатели поделились с нами теми важными, но неочевидными вещами, которые помогут написать качественные отчёты.
«В финансовом отчёте есть свои нюансы, о которых нужно помнить», – сказал руководитель продюсерского центра «Баza» Андрей Зубов.
По словам Андрея Зубова, все чеки должны быть товарными и заверенными печатью, дата на чеках должна подходить по срокам с датой реализации проекта (не раньше, не позже). То же самое касается и договоров, если вы получили грант как юридическое лицо. Все договоры, счета на оплату и акты должны входить в сроки реализации проекта.
Необходимо совершать денежные операции с того счёта, на который поступили денежные средства. Нельзя переводить деньги друзьям или другим организаторам для оплаты расходов – потом вы рискуете не отчитаться. Если же платите ведущему или перечисляете гонорар эксперту или иному физическому лицу, то необходимо заключать договор ГПХ.
Подводные камни
Руководитель центра патриотического воспитания «Достойный выбор» Максим Шереметьев поделился, что если цены по некоторым статьям увеличились, то можно поменять статьи расходов в рамках выделенной суммы. Но только сделать это нужно обязательно после согласования с грантодателем.
По его словам, если вы сотрудничаете с кофейней, отелем или иной организацией, которая работает по счёту, но представители организации просят перечислить средства через мобильный банк (или иным путём) лично руководителю или директору, а документы планируют предоставить от организации — не соглашайтесь. С их стороны это незаконно, а вы, в свою очередь, не сможете отчитаться, так как сотрудничаете с юридическим лицом, а перевод был совершен физлицу.
Информационно-аналитический отчёт
Руководитель проекта «База Героев» Николай Петренко отмечает, что на этапе реализации проекта все макеты для полиграфии, где есть логотипы учредителя, перед печатью обязательно показывайте менеджеру проекта для проверки. По его словам, нередко случается, что логотипы перепутаны или неактуальны. Лучше потратить больше времени для проверки, чем намного больше денег для повторной печати баннеров или афиш.
К отчёту обязательно прикладывайте описание вашего проекта, как он проходил, какие были основные события и мероприятия, их сроки проведения.
У приглашённых гостей не забывайте напечатать регалии. Это поможет привлечь участников на проект, и, к тому же, если вы не расскажете об экспертах, они рискуют остаться неизвестными для слушателей
Если вы использовали афиши или пригласительные письма, не забудьте прикрепить список мест распространения, а ещё лучше сфотографировать несколько мест, где они были размещены.
На фотографиях должно быть чётко видны те элементы статей расходов, на которые вы просили денежные средства. К примеру, если для награждения победителей вы покупали шары, подарки и нанимали ведущего — сопроводите слова фотографиями.
Описывая количественные и качественные показатели, напишите ваш план и фактический результат. Если итоговые показатели превзойдут ожидания, будет очень хорошо. Придерживаться плана следует на протяжении всей реализации проекта, чтобы не случилось так, что вместо плановых 1000 человек мероприятие посетят 500. Такого случиться, конечно, не должно. Руководитель проекта подчеркнул, что при описании результатов работы в социальных сетях не нужно забывать прикрепить ссылки на посты и скриншоты.
Лайфхаки
Руководитель мультицентра «Моя территория» Мария Федоренко, поделилась лайфхаками, которые помогут сделать отчёты более качественными:
— Фотографируйте всё! Пришла полиграфия в коробках — сфотографируйте, вручили благодарственное письмо — сфотографируйте, работал ведущий на мероприятии — сфотографируйте, прошёл фуршет — тоже фотографируйте. Часто бывает так, что проект реализуется быстро, вы не успеваете делать фотографии и уже после его реализации вы осознаёте, что у вас нет фотографий для отчета.
— В отчёте используйте качественные фотографии (в хорошем разрешении, необрезанные и нерастянутые).
— К фотографиям добавляйте описание (что, где и когда проходило)
— Если ваша целевая аудитория — это дети 14-17 лет, то на фотоотчете не могут быть только взрослые люди, большинство должно быть детей. Снова повторим — следите за логикой.
— Форматы и примеры отчетов есть у вас в договорах на выдачу денежных средств. Внимательно их прочтите их следуйте всем пунктам.
— Расходуйте финансы четко по графику проекта и не откладывайте финансовый отчет на последний день
— Благодарите партнеров в социальных сетях и СМИ.
Самое главное, о чём стоит помнить — на всех этапах проекта вы можете обратиться за помощью к менеджеру проекта, который с радостью вам поможет.
